Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah menyampaikan SE Nomor 58 Tahun 2020 tentang Sistem Kerja Pegawai Aparatur Sipil Negara dalam Tatanan Normal Baru (new normal) yang perlu ditindaklanjuti dengan adaptasi terhadap tatanan normal baru produktif dan aman dari Covid 19 di masing-masing perangkat daerah meliputi penyesuaian sistem kerja, Sumber Daya Manusia Aparatur, dukungan infrastruktur dengan memperhatikan protokol kesehatan.
Dalam SE Nomor 58 tahun 2020 tersebut untuk menjamin kelancaran penyelenggaraan pelayanan publik maka daerah diminta untuk :
- Melakukan penyederhadaan proses bisnis dan standar operasional prosedur pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi;
- Menggunakan media informasi untuk penyampaian standar pelayanan baru melalui media publikasi;
- Membuka media komunikasi online sebagai wadah konsultasi maupun pengaduan;
- Memastikan bahwa output dari produk pelayanan yang dilakukan secara online maupun offline tetap sesuai dengan standar yang telah ditetapkan ; dan
- Memperhatikan jarak aman (physical distancing), kesehatan, dan keselamatan pegawai yang melakukan pelayanan langsung secara offline dengan protokol kesehatan yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
Oleh karena itu sambil menunggu penerapan protokol kesehatan yang ditetapkan, BKPPD telah menyesuaikan pelayanan administrasi kepegawaian dengan :
- Mempersiapkan sarana cuci tangan sebelum masuk kantor BKPPD serta hanya melayani pelanggan yang menggunakan masker dengan memperhatikan jarak aman (physical distancing) dengan pelanggan.
- Mengoptimalkan media sosial seperti halnya Whats App Group dan media lainnya dalam penyampaian informasi / pengaduan terkait layanan kepegawaian. Namun demikian dikarenakan masing-masing bidang memiliki jenis pelayanan yang berbeda-beda dan karena terbatasnya personil, maka media sosial tersebut belum dikelola secara terpusat namun terbatas pada bidang masing-masing.
- Mengurangi tatap muka secara langsung dengan melakukan optimalisasi petugas pada front office. Pelanggan akan dipersilakan untuk menyampaikan maksud / tujuan ke BKPPD, apabila hanya bersifat pengiriman laporan / dokumen yang tidak memerlukan konsultasi/tindaklanjut maka tidak perlu diarahkan pada bidang namun cukup selesai di front office.
- Mengoptimalkan sistem yang dipergunakan dalam pelayanan administrasi kepegawaian seperti halnya usul penghargaan satya lencana ke Kementerian Dalam Negeri maupun sistem pengusulan kenaikan pangkat ke Badan Kepegawaian Negara sebelum dilakukan pengiriman berkas sebagaimana yang dipersyaratkan sesuai ketentuan.
- Apabila diperlukan konsultasi langsung kepada petugas, dibatasi pada pemasalahan yang benar-benar urgen dan dilakukan secara bergiliran dengan melihat kapasitas ruangan.
- Berkaitan dengan fasilitasi pelayanan PT Taspen, BKPPD mengupayakan agar pelanggan tetap memperoleh pelayanan dengan menyampaikan keluhan kepada pejabat PT Taspen sesuai dengan prosedur yang ditetapkan saat pandemi Covid 19. (SKK)
